Hinweise zur Datenverarbeitung im Rahmen unserer Verwaltungstätigkeit

1. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

    1. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO). Dies umfasst sämtliche hoheitlichen Aufgaben, die die Stadt Haldensleben aufgrund eines Gesetzes zu erbringen hat. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Verwaltungshandeln bzw. der Durchführung der hoheitlichen Aufgabe.
    2. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
      Die Verarbeitung von Daten erfolgt im Rahmen der Erbringung und Durchführung unserer Verträge (z.B. Miet-, Pacht-, Grundstücksverträge, Verträge zur Kinderbetreuung in den Kindertagesstätten der Stadt Haldensleben, etc.) mit unseren Kunden, Bürgern und Nutzern oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Vertragsinhalt (z.B. Miet-, Pacht-, Grundstücksverträge, Arbeitsverträge, Kindergartenbetreuungsverträge, Wartungsverträge etc.). Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maßgeblichen Vertragsunterlagen und Geschäfts- und Nutzungsbedingungen oder Nutzung- und Gebührensatzungen entnehmen.
    3. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
      Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:
      • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
      • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
      • Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,
    4. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Zusendung von Informationsmaterial, Newsletterversand etc.) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Wir verweisen auf den Inhalt der Belehrung zum Widerruf, die Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise finden.

Zudem unterliegen wir als Kommune diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Kommunalverfassungsgesetz, Kommunalhaushaltsordnung, Bundes- und Landesrecht, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z.B. der Kommunalaufsicht oder der Fachaufsicht).

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer hoheitlichen Tätigkeit ermitteln oder im Rahmen unserer vertraglichen Beziehungen von unseren Vertragspartner oder anderen Betroffenen erhalten. Zudem verarbeiten wir - soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich - personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden oder von sonstigen Dritten (z.B. einer Kreditauskunftei) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag) oder Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen sein. Welche Daten erhoben werden, richtet sich nach der jeweiligen Verwaltungstätigkeit und ist in den Verfahrensverzeichnissen geregelt.

3. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Verwaltung der Stadt Haldensleben erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese insbesondere die Vorgaben des Datenschutzes wahren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung sowie Vertrieb und Marketing.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Verwaltung ist zunächst zu beachten, dass wir als Verwaltung zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Daten, Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Persönliche Daten dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Betroffene eingewilligt hat oder wir zur Datenermittlung befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Landes- und Bundesbehörden, Landkreis Börde, Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden, Gerichte aller Gerichtszweige (Ordentliche Gerichte, Verwaltungsgerichte, Arbeitsgerichte, Finanzgerichte, Landes- und Bundesverfassungsgericht, Familiengerichte, Grundbuchämter), Katasterämter bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
  • andere Kreditinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung von Verträgen mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln,
  • Gläubiger oder Insolvenzverwalter, welche im Rahmen einer Zwangsvollstreckung anfragen,
  • Fördermittelgeber im Rahmen der Bewilligung von staatlichen Förderprogrammen, z.B. Landesverwaltungsamt,
  • Statistikämter des Bundes und des Landes im Rahmen von statistischen Erhebungen,
  • Integrationsämter, Sozialämter, Jobcenter, Arbeitsämter, Betriebsarzt, Amtsarzt, Gesundheitsämter,
  • Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.

Bezüglich der Weitergabe von Meldedaten verweisen wir auf unsere ausführlichen Hinweise (Link)

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns vom Datengeheimnis gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

4. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

  • es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder
  • Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

5. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass es sich vereinzelt bei unserer Geschäftsbeziehung um ein Dauerschuldverhältnis handelt, welches auf Jahre angelegt ist (z.B. bei Miet-, Pacht-, und Leihverträgen, bei Arbeitsverträgen oder bei Leistungs- und Wartungsverträgen).

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

6. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Landesdatenschutzbeauftrage oder der Bundesdatenschutzbeauftragte.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

7. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie müssen personenbezogene Daten im Rahmen von hoheitlichen Tätigkeiten nur bereitstellen, wenn Sie dazu aufgrund eines Gesetzes, einer Rechtsverordnung oder einer kommunalen Satzung verpflichtet sind.

Im Rahmen des Abschlusses von Verträgen, die Sie mit der Stadt Haldensleben schließen, müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.

9. Findet Profiling statt?

Wir verarbeiten keine Ihrer Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Ein Profiling findet bei uns nicht statt.


Belehrung über das Widerrufsrecht


1. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO -Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

2. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 7 DSGVO

Die Abgabe der Einwilligungserklärung über die Erhebung von persönlichen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO ist freiwillig. Sie kann jederzeit und ohne Begründung widerrufen werden (Art. 7 Abs. 2 DSGVO). Der Widerruf ist schriftlich an die Stadt Haldensleben, Markt 20-22 in 39340 Haldensleben zu richten. Im Falle des Widerrufs werden die Daten, die auf der Grundlage der Einwilligung erhoben und gespeichert wurden, vollständig gelöscht. Die Verwendung der Daten bleibt aber bis zum Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig.

Sonstiges

1. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

2. Fragen zum Thema Datenschutz

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an unsere Datenschutzbeauftragte:

datenschutz@haldensleben.de